Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet y Tasks, con recados reales para cada uno.
Si tu oficina trabaja con Google, estas son las que más rinden. Se conectan una a una, y cada una por separado: puedes darle acceso al correo y no a Drive, por ejemplo. Ver Conectar tus herramientas.
Gmail
El correo de siempre, pero sin tener que abrirlo para saber qué hay.
¿Qué ha entrado desde el viernes? Dime qué hay que contestar hoy, qué puede esperar y si se nos ha pasado algo de plazo.
Busca el último correo de la gestoría y dime qué nos piden.
Prepárame la respuesta a este correo de [cliente] con nuestras condiciones de siempre. Déjala en borradores, que la reviso yo.
¿A qué clientes enviamos presupuesto la semana pasada y todavía no han contestado?
Pix no envía nada sin que digas "sí": te enseña a quién, el asunto y el texto, y espera. Los borradores sí los deja sin preguntar, porque no salen de la bandeja.
Google Calendar
¿Qué tengo mañana? ¿Hay algún hueco de una hora por la tarde?
Busca un hueco de 30 minutos esta semana para la reunión con [cliente] y propónmelo.
Crea un evento el jueves a las 10 para revisar las cuentas del trimestre, solo para mí.
¿Cuántas horas de reuniones he tenido este mes?
Un evento con invitados es como un correo: sale fuera, así que te pregunta antes. Uno solo para ti lo crea directamente.
Google Drive
Busca en Drive el contrato de [proveedor] y dime cuándo vence.
¿Qué documentos se han modificado esta semana en la carpeta de Presupuestos?
Lee el PDF de condiciones que hay en Drive y resúmeme lo que cambia respecto al año pasado.
Compartir un archivo o cambiar sus permisos siempre lo confirma contigo antes.
Google Docs
Crea un documento con el acta de la reunión de hoy: asistentes, acuerdos y quién hace qué.
Revisa el documento "Procedimiento de altas" y dime si hay pasos que se contradigan.
Útil para dejar escrito lo que salió en el chat sin copiar y pegar.
Google Sheets
La hoja de cálculo compartida que todo el mundo toca y nadie resume.
En la hoja "Pedidos 2026", ¿cuál es el total facturado por cliente este trimestre? Ordénamelo de mayor a menor.
Añade una fila a la hoja de gastos con la factura que te acabo de pasar: fecha, proveedor, base, IVA y total.
¿Hay filas duplicadas o importes vacíos en la hoja de cobros?
Dile siempre el nombre exacto de la hoja y, si tiene varias pestañas, cuál.
Google Meet
Prepárame una reunión de Meet para el martes a las 16:00 con [cliente] y dime el enlace.
Lo habitual es pedirlo junto con el evento del calendario, en el mismo recado.
Google Tasks
Apúntame en Tasks: llamar a la asesoría el lunes, y revisar el contrato de alquiler antes del día 15.
¿Qué tareas tengo pendientes para esta semana?
Consejo de oficio
Las que más valen son las que se combinan: "Mira el correo de [cliente], busca su última factura en Drive y dime si ya la ha pagado según la hoja de cobros". Un recado así antes llevaba tres ventanas y diez minutos. Ver Recetas combinando herramientas.